最近のエクセルってどこに保存されたのか分かりづらい
「Onedrive」「ダウンロード」「最近使ったアイテム」・・・
我々は混とんとしたカオスな状態の中、エクセルのデータ保存を強いられています。
・最近パソコンを買い替えた方で、エクセルの保存先が分かりづらいと感じている方。
・保存したのに保存先が分からなくて、もう一度作り直した経験がある方。
・最近やたらと出てくるOnedriveが何なのか、ざっくり知りたい方。
今回の記事から、エクセルのデータ保存の項目を見直し、二度とやり直しをしないようにしましょう。
エクセルの保存先を見直してみましょう
下記はエクセルで「名前を付けて保存」する時に表示される画面になります。（Office2019）
※個人情報が含まれている箇所にマスクしています。
OneDriveとかShare optionsとかって何なの？
さて、左列の保存先を上から見てみましょう。
文字通り最近使ったフォルダやファイルが表示されます。上書き保存したい時などに使うと便利です。
OneDriveはパソコン本体ではなく、インターネット上のフォルダに保存する時に使います。「個人用」とあるように、誰も見ることができないあなた専用のフォルダです。
※あらかじめ登録しないと使用することができません。
誰かとファイルを共有する時に使います。上記OneDriveに保存した上で、設定を変えると、該当のファイルだけ指定した方のみ見たり編集したりすることができます。
あなたがお使いのパソコン本体に保存する時に使います。デスクトップやドキュメント、新しくフォルダを作る際もここを指定します。
この項目はクラウド上の共有サービスを使うとき使用します。登録が必要となり、普段は使いません。
外部媒体（USBや外付けHDD、社内サーバ）など、パソコン本体以外に保存する時に使います。
最近使ったアイテムを整理しましょう
エクセルをしばらく使っていると、最近使ったアイテムの候補も増えてきます。不要なものは「右クリック→一覧から削除」で削除します。
データそのものが消えるわけではなく、一覧から無くなるだけなんだね。
まとめて消したい場合は「固定されていない項目をクリア」にすると、すべて消えます。
その前に、よく使うものは「一覧にピン留め」としておけば、消えずに残ります。
「このPC」を開いた項目もきれいになるね。定期的にやっておきたいね。
Onedriveには保存できないように設定しましょう
「パソコン本体とかＵＳＢにしか保存しないよ」という方は、そもそもOnedriveに保存できない設定を
することで、保存の際の煩わしさがなくなります。
OneDriveを押すとこんな画面が表示されるね。
Onedriveをクリックし、次のような画面が表示されたら、Officeにサインインしているため、作業をしてはいけないケースがあります。社内の管理者に確認しましょう。
【設定方法】
エクセルの任意のシートを開いた状態で、ファイル→オプションと進みます。
左側メニュー「保存」→「サインインが必要な場合でも、その他の保存場所を表示する」のチェックを外します。
名前を付けて保存の画面からOneDriveが消えています。
※エクセルだけでなく、WordやPowerPointからも消えます。
保存先に表示されてなければ、したくてもできないね
※Officeにサインインしている状態では、Onedriveの表示は消えません。
問題ない場合に限り、サインアウトしてから作業してください。
Office365などのサブスクサービスを使用している場合は、エクセルが使えなくなるから気を付けないとね。
・最近使ったアイテムを削除すると整理され、保存時に迷わなくなります。
・保存先一覧からOnedriveの表示を消すと、煩わしさがなくなります。
「Officeのサインアウトをしていいか分からない場合」
「Onedriveの表示を消すとどうなるのか詳しく知りたい場合」
「逆にOnedriveを使ってみたい場合」
などありましたら、下記までお問合せ下さい。
訪問対応は久喜エリアに限りますが、ご要望いただければできる限り本ブログに取り上げます。
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