【Excel】既存のカードに宛名を差し込みたい

とある店長

100枚くらいあるカードを印刷して利用者名を手書きで書いてる。
毎月の作業だから、パソコンを使って楽にできないかな？

●もとになる点検簿を数個用意

A4一枚に2個入るようにレイアウトを調整しながら、一旦3個作ります。

●データを出現させる間隔を調べる

1枚ごとの利用者名のセル行番号がD5→D27→D49と、22行ごとに出現していることが分かります。

●利用者名の並びかえ、表示方法を考える

①22行ごとに利用者名を表示させるような表を作り、
②それを点検簿に反映させるようにします。

22行ごとっていうけど、要はデータとデータの間に空白を21個作ればいいのね。

●住所録から22行置きの表を作成する（その1）

先頭10件だけで試していきます。

まずは22毎に番号を振ります

5，27と二つ入れたらオートフィルが使える。

次に、隣に連番を作ります。（今回は1～203まで作ります）

1～203までの間で、最初に作成した22毎の番号が該当するかをMATCH関数で調べます。
下の図で使った関数は次の通りです。=MATCH(C1,A:A,0)

※「5」が1番目に、「27」が2番目に登場することが分かります。

＃N/Aはデータが存在しないってことだね。

●住所録から22行置きの表を作成する（その2）

下のようなイメージで、＃N/Aが空欄に、数字部分に氏名が入るようにしていきます。

C列、D列を対象に、D列基準で並び替えます。

＃N/Aを削除し空欄にし、数字を名前に書き替えたら、今度はC列で並び替えします。

回りくどいけど、これで桑原さん⇒小園さんの間に21個の空白ができたわけね。

●点検簿に貼り付ける

作成した22毎の氏名データが元となるデータです。これを点検簿の欄外に貼り付けます

利用者名の欄に、先ほど欄外に貼り付けたデータを引用していきます。＝I5や＝I27など

こうすることで、欄外のデータが利用者名に読み込まるんだね。

●点検簿を必要な分だけコピーして完成です

点検簿をまるっと下に下にコピーしていけば、引用関数も連動してコピーされます。

やや実践的な作業となりました。
「もっと効率良く＆きれいに仕上げる方法があるよ」という方がいらっしゃれば教えてください。
ご紹介したいと思います。

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