新しいスケジュール管理ツールを導入したのに、現場は混乱、結局ホワイトボードに逆戻り…。
忙しさは増すばかりで、休みも取れず、不満は募る一方。
上司に言い出せないまま、態度で反発してしまう――。
そんな“IT化のつまずき”から抜け出すきっかけは、意外にもほんの小さな工夫と気持ちの切り替えでした。
この記事では、私が実際に試して効果を感じた「前に進む2つのヒント」をご紹介します。
IT化が進まずに、上司に八つ当たり
私は小さな部署の責任者。
「もっと効率的に仕事を進めよう」という上層部の意向で、先日スケジュール管理ツールが導入されました。
最初は「これで休みも取りやすくなるかも」と期待していました。
でも現実は…。
スタッフは操作に戸惑い、入力漏れや間違いが続出。結局、以前のホワイトボード管理に逆戻りです。
効率化どころか確認の手間が増え、お盆休みも取れないまま。
不満は募る一方なのに、上司に正直に言う勇気は出ず…。
そんな気持ちが態度に出てしまい、つい無視や反発をしてしまう自分がいました。
小さな変化を試す
そんなある日、同じ悩みを持っていた他部署の先輩から、こんなアドバイスをもらいました。
「全部を一気に変えようとしないで、まずは一部分だけツールでやってみたら？」
私は試しに、会議予定の共有だけをツールで管理することにしました。
ホワイトボードは残したまま。
すると、少しずつスタッフが「スマホから予定見られるの便利ですね」と口にし始めたのです。
気持ちを切り替える
同時に、私自身の気持ちの持ち方も変えました。
「どうせ上司にはわかってもらえない」と決めつけるのをやめ、
「今、具体的に何に時間がかかっているか」を紙に書き出してみました。
例えば、
- スケジュール確認に毎日15分かかっている
- ダブルチェックで1日2回同じ内容を確認している
これを事実ベースでまとめ、落ち着いて上司に話すと、想像以上にすんなり理解してくれたのです。
前進感が戻る
それからは、ツールの使い方を少しずつ覚えてもらいながら、無理なく移行を進めています。
全部が完璧ではないけれど、「今日はこれができた」という小さな達成感が、以前よりも心を軽くしてくれました。
まとめ
IT化は一夜にして進むものではありません。
「一部分だけ試す」、「事実で伝える」――
この2つを意識するだけで、状況も気持ちも少しずつ前向きになります。
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