はじめに
せっかくスケジュール管理ツールを導入したのに、スタッフが使いこなせず、結局ホワイトボードに逆戻り…。そんな経験はありませんか？
忙しさは変わらず、責任者としては休みも取りづらくなり、不満がたまってしまう。けれど上司には言いづらく、つい態度で反発してしまう…。
今回は、そんな状況に悩む方へ、IT化でできる改善策と心の持ち方の工夫をお伝えします。
1. IT化でできること
(1) ツール導入は「一斉スタート」ではなく「段階導入」
- 最初から全員に完璧な使いこなしを求めない
- 少人数の先行利用チームを作り、操作方法や便利な使い方を共有してもらう
(2) マニュアルより「日常の流れ」に沿った説明
- 操作手順だけでなく「この作業はツールでどう変わるか」を具体的に見せる
- 例：会議予定の共有 → 以前は紙の回覧、今はスマホで確認
(3) “置き換え”ではなく“組み合わせ”から
- いきなりホワイトボードを廃止しない
- 一定期間、ホワイトボードとツールを併用し、自然とツール利用率が上がる環境をつくる
2. IT化以外でできる心の持ち方
(1) 「わかってもらえない」を前提にしない
- 上司や周囲は状況を知らないだけかもしれません
- 感情的な反発ではなく、事実ベースで「この作業に○時間かかっている」と伝える
(2) 小さな達成感を作る
- 「今日は〇件、ツールで予定登録できた」など、小さな成果を記録する
- 成果が見えると不満よりも前進感が増える
(3) 助けを求めるタイミングを逃さない
- 忙しさがピークになる前に相談する
- 「手伝ってほしい」という依頼は弱さではなく、仕事を円滑にするための行動
3. まとめ
IT化は一気に進めるより、段階的に慣らすことが成功の鍵です。
そして、IT化がうまくいかないときほど、マインド面の保ち方が重要になります。
技術と心の両面から、少しずつ改善を重ねていきましょう。
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