基本的なパソコンスキルってどのくらい？

これ、お客さんからほんとよく聞く質問です。

家でパソコンを使うレベルであれば大丈夫でしょうが、
会社で使う場合は、これでは足りません。

では何が必要なんでしょうか。
一般的には、おおよそ次のようなスキルが求められます。

①Microsoft Office（Excel、Word、PowerPoint）の基本操作

家でOfficeを使うケースとすれば
・家計簿や投資信託の収支をExcelで管理する
・血圧、一日の歩数などの数値をExcelで付ける
・PTAや自治会で使う案内状をWordで作る
・お子さんが自由研究でWordを使って仕上げる
などでしょうか。
※PowerPointはめったに使わないかと思います。

ネットからテンプレートをダウンロードして使う方もいらっしゃるかと思いますが、
基本的には
「自分で構成を考えて、やりやすい様式で入力する」
やり方です。

では会社ではどうでしょうか。
次のような場合があります。

　A）決まった書式に情報を入力する場合
　B）一から書式をつくる場合

の大きく2つに分けられます。

ある程度の規模感のところでは、書式がカチッと決まっているところが多く
決められたやり方で、決められたところに
「正確に」「早く」
入力するスキルが求められます。

また、対お客様、カスタマーに対し
「見やすく」「分かりやすく」
するために様々な機能を使ってカスタマイズする場合があるかと思いますが、
基本的にはグラフ作成や、関数などのスキルより既存の書式を読み取るスキルが求められます。

では、こうしたスキルの習得には何が効果的なのでしょうか。

一つめは、市販のパソコン教本などを使って、大まかに機能を覚えることです。
パソコンスキルは実際に手を動かさないと覚えられません。
ですが、全くの無知の状態では手を動かしようがありません。

おすすめなのは、
・教本に乗っている事例を実際にパソコンでやってみる
・最初の1,2ステップだけは覚えておく
　　例えば
　「データメニューの中にあるフィルター」
　「表示メニューの中のウィンドウ枠の固定」
　　といった感じです。
最初は上手く行きませんが、何回かやっていくと、
自然と身についてきます。

二つめは、テンプレートを自分なりに分析してみることです。
インターネットなどで「ビジネス　テンプレート」「会社　書式」などで検索すると
無料で使えるテンプレートを入手することが出来ます。

これをダウンロードして、
「どこに入力するのか」「どういう風に作られてるのか」
を分析しながら試してみて下さい。
何回かやっていくと、コツがつかめてきます。

逆に、小さな会社で前任が退職したための欠員補充の場合は
「基本的なパソコンスキルがある」⇒「パソコン担当者」
のような立ち位置になる場合があります。

このケースでは、パソコンスキルより業務の理解が先になります。
「このデータは何のためにあるのか」「どのソフトを使えばいいのか」など
思考や判断のスキルが求められます。
スキル習得には、他社の事例をネットで探し、一つ一つ照らし合わせる
作業を続けることで自然と身についていきます。

② 検索エンジンの活用

パソコン作業でつまずいたとき、
「検索できるかどうか」は、実はとても大きな差になります。

GoogleやYahoo！といった検索エンジンは、
分からないことを“自分で解決するための入口” です。

とはいえ、特別なテクニックが必要なわけではありません。

大切なのは、

• 思いついた言葉を、そのまま入れてみる
• 完璧な言葉を探そうとしない
• うまくいかなければ、言い方を少し変えてみる

このくらいで十分です。

たとえば、

• 「Excel　合計　出ない」
• 「PDF　印刷　できない」
• 「メール　添付　方法」

このような検索でも、答えはほぼ見つかります。

検索結果を見たときに、

• 広告ばかりのページは避ける
• 操作手順が画像付きで書かれているページを選ぶ

この2点を意識するだけでも、失敗は減ります。

検索できることは、
「詳しい」ではなく「困ったときに立て直せる力」 です。

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③ メールのやり取り

仕事でパソコンを使う以上、
メールは避けて通れません。

ただし、ここでも高度な操作は必要ありません。

最低限できていればよいポイントは、

• メールを開いて読む
• 返信する
• 添付ファイルを確認する

この3つです。

文章についても、
きれいな敬語や長文を書く必要はありません。

• 要件が分かる
• 失礼でなければOK

この基準で十分です。

添付ファイルについては、

• 開けない場合は「開けませんでした」と伝える
• 不安な場合は、むやみに開かない

これが大切です。

「メールが苦手」という方の多くは、
操作よりも“失敗したらどうしよう”という不安 で止まっています。

実際には、
分からないことをそのまま聞くことも、立派な対応です。

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④ ファイル操作

パソコンが苦手だと感じる原因のひとつが、
ファイルやフォルダの扱いです。

ただ、ここも完璧を目指す必要はありません。

最低限できていればよいのは、

• ファイルを保存できる
• どこに保存したか、あとで見つけられる

この2点です。

おすすめなのは、

• 「デスクトップ」
• 「ドキュメント」

このどちらかにまとめることです。

フォルダ分けが苦手なうちは、
無理に整理しなくても問題ありません。

「名前を付けて保存する」
これができていれば、仕事は回ります。

整理整頓は、
慣れてから少しずつで大丈夫です。

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⑤ セキュリティ意識

最後に、見落とされがちですが大切なのが、
セキュリティに対する意識です。

といっても、
専門的な知識は必要ありません。

最低限、意識しておきたいのは、

• よく分からないメールのリンクは開かない
• 見覚えのない添付ファイルは開かない
• 「急いで」「今すぐ」という言葉に反応しすぎない

この3点です。

完璧に防ぐことは難しくても、
「おかしいかも」と一度立ち止まれるかどうか が重要です。

判断に迷ったら、
誰かに聞く、調べる、後回しにする。

それだけでも、大きな事故は防げます。

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まとめ：大切なのは「できるか」より「止まらないこと」

基本的なパソコンスキルは、
すべてを理解している必要はありません。

• 分からないときに検索できる
• 困ったら聞ける
• 仕事が止まらない状態を保てる

これができていれば、十分です。

「自分はパソコンが苦手だから」と思っていても、
実際には 必要なことはもうできている ケースは多くあります。

もし、

• どこまでできていればいいか分からない
• 今のやり方が正しいのか不安

そう感じたら、
一度整理してみるだけでも、気持ちは楽になります。

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